glu導入で人的ミスを徹底排除! レポート自動生成・BIツール連携 による業務フロー改善で、 ひとり70時間/月の工数削減を実現

  • 作業時間を削減
  • 自動生成
  • 広告代理店
株式会社クロスリスティング
アタラの評価ポイント

・決め手はAPI対応媒体数の多さとカスタマイズ能力の高さ
・glu導入によるチェックフロー簡略化で、一人あたり70時間/月の工数削減を実現
・BIツールへ出力するためのデータ収集・統合エンジンとしてもgluを活用
・レポーティング処理能力の差を無くしたい!という思いから導入を検討

 

 

株式会社クロスリスティング
ADマネジメント本部
オペレーショングループ マネージャー
小髙 宏子様

ADマネジメント本部オペレーショングループ
馬場 大輔様

コーポレートサイト https://www.xlisting.co.jp/index.html

 

glu導入以前は、業務時間の約半分をレポーティング対応に充てていた株式会社クロスリスティング。同社ではglu導入後、Excelレポーティングの自動化により約70時間/月の工数削減を実現し、人的ミスも圧倒的に少なくすることに成功したそうです。さらに、次の展望として見据えているBIツールでの広告データの可視化においても、データハブとしてgluを活用されています。

本記事では、ADマネジメント本部の小髙宏子様、馬場大輔様に、導入の経緯から実際の活用方法、導入後の効果までを、アタラマーケティングチームがインタビューしました。

 

■レポーティング処理能力の差を無くしたい!という思いから導入を検討

―小髙さま、馬場さまのご担当を教えて下さい。

小髙:ADマネジメント本部の小髙です。ADマネジメント本部では、お客様の申し込みから請求までをトータルで管理しており、オペレーショングループは主に広告媒体の入稿や配信設定、レポーティングも取りまとめています。

 

馬場:同じくADマネジメント本部の馬場です。

 

―gluをご導入いただいた経緯を教えていただけますか?

馬場:もともとgluを導入する前は、毎日各広告媒体の管理画面からレポートデータをダウンロードし、それをExcel形式のレポートに落とし込む作業を各個人で行っていました。

作業にあたるメンバーの入社時期が違ったり、未経験で入社するメンバーもいたりしたことで、レポート作成の処理能力に差が出てしまい、人的ミスが起こっていたのが大きな課題でした。

―レポート作成能力の差は、人に依存する環境ではどうしても出てしまう課題ですね。

馬場:はい。そのため、人的ミスの防止と、レポート作成の工数削減を目的として、自動レポーティングが可能なツールをオペレーションメンバーで検討していました。

―gluはどのようにして知られたのでしょうか?

馬場:ツール導入の検討を進める過程で、他の広告代理店さんでもgluを利用していることを聞いたのが、きっかけです。

 

■決め手はAPI対応媒体数の多さとカスタマイズ能力の高さ

―gluご導入の決め手は何だったのでしょうか?

小髙:決め手は、APIの対応媒体数の多さと、レポートフォーマットのカスタマイズの柔軟さでした。特にレポートフォーマットに関しては、我々がカスタムしたフォーマットに合わせてデータ出力ができたり、複数条件を指定したりできる点が魅力的でした。

―フォーマット作成の柔軟さは、gluの大きな強みの一つです。では現在、どのように活用されているのでしょうか?

馬場:主にお客様提出用のレポートの自動作成に利用しています(※オートコンパイル機能)。

小髙:これまで数多の時間と人員を割いて手作業で行っていたことが、朝出社したら既に作成完了しているという点が素晴らしいですね。現在弊社のレポーティングフォーマットの約8割がExcelベースなので、Excelベースでのタグ生成をメンバー全員が習得できるような体制を整えています。

オートコンパイル機能のイメージ図

 

※タグ生成とは?
「タグ」というプログラムを使って、完成させたいExcelテーブル内に、事前にgluに格納されているデータの中から必要なデータを引っ張ってくるように指示内容を埋め込んでおきます。
するとExcelアドインツールにより、その指示をコンパイル(リクエスト実行)するだけで該当データが自動出力されます。バナー素材やロゴなどの画像データも、一括で出力可能です。

―メンバーの皆さんがタグ生成を行えるというのは、とても習熟されていらっしゃいますね。

小髙:タグ生成は初見では少しとっつきにくく感じるのですが、gluサポートの方々が本当に良くアシストしてくださるのです(※gluのサポート体制)。少し分からないことがあっても質問するとすぐに返答をいただけるので、不慣れな頃はとても助かりました。

馬場:gluはカスタマイズ性が高いぶん、言い換えれば使い方に制限がないため、色々な使い方ができると思います。週一回開催するオペレーションメンバーの会議にて、gluを利用する上での課題を出し合って、知っているものが知識を共有したり、新たな使い方を編み出したりしてブラッシュアップしています。

 

■glu導入によるチェックフロー簡略化で、一人あたり70時間/月の工数削減を実現

―当初のgluのご導入目的であった、人的ミスの削減にはつながりましたか?

馬場:チェックフローが改善できた点が非常に良かったですね。手動レポーティング時代は人的ミスをなんとか減らすために、管理画面のキャプチャを撮ったり、チェックリストを全て埋めない限り送付できなかったりと、社内のチェックフローがものすごくたくさんありました。

加えて、広告媒体ごとに出力データのフォーマットが異なるため、「この媒体はここを見る」「あの媒体はここを見る」と、チェック箇所が異なっていたのもミスを招く要因でした。gluは複数媒体のデータが一つのフォーマットで出力されるので、人的ミスも起こりにくくなり、副産物として社内チェックフローがかなり簡素化できました。

―データが一つにまとまり、自動出力されたことで、様々な手順が簡素化されたのですね。

馬場:加えて、月初の請求確認レポートがかなり楽になりました。請求確認レポートとは、毎月初に、各お客様のアカウントごとの配信量と請求金額を速報レポートとしてお送りするものなのですが、glu導入前はレポートフォーマットにデータを入れ込み、作成後に数字の正誤を確認するフローが発生していました。

現在はデータ入れ込みの作業が省略されたので、gluが出してくれた数字を指差し確認するだけでお客様に送付できるようになりました。この点でも業務フローが改善しています。

小髙:これらを合わせて、一人あたり一月約70時間の工数削減が実現できています。手動レポーティング時は、業務時間の約半分がレポーティング対応だったのです。

―gluで削減できた時間は、他の業務に充てられますね。

小髙:広告運用プランナーとしてのスキルアップはもちろんですが、メンバーがデータ関連事業部や、制作関連部署など、他部署のサポートができるようになったことで、会社全体としても非常に助かっています。

 

■BIツールへ出力するためのデータ収集・統合エンジンとしてもgluを活用

―gluを徹底的に活用していただけて、とても嬉しいです。他にはどのような活用をされているのですか?

小髙:BIツールへのデータ出力にも使っています。これまではBIツールにAPIを直接連携させていたのですが、その際に課題だったのが様々な広告媒体のデータをBIツール内でまとめるマッピングの部分でした。

1アカウントに数媒体連携させるだけならば問題ないのですが、弊社は管理しているアカウント数が非常に多いため、それらのアカウントすべてに複数媒体のAPIを連携させることを考えると、頭が痛くなっていました。

馬場:加えて、キーワード、コンバージョンなど、広告媒体ごとにデータベースの異なるものもあるので、それはもう大変な作業だったのです。

小髙:gluではAPIで連携できない媒体データも収集することができるため、gluをデータの収集・統合エンジンとし、BIツールに連携させる方法に切り替えたところ、稼働工数が約1/3にまで短縮できました(※BI連携機能)。

BI連携のイメージ図

 

―ありがとうございます。では今後は、どのようにgluを活用されるご予定ですか?

小髙:現在、お客様からの特別な要望がない限り、レポーティングの8割方がExcel形式での出力なのですが、今後は自社でもダッシュボードを使ってレポートデータを提供できないかと考えています。

馬場:Excelレポートのニーズは今後も一定数有り続けるだろうと思いますが、一方でExcelの次のフェーズとしてのダッシュボードのニーズも今後は増えるだろうと思います。弊社としてもニーズに応えていきたいと考えているので、サービス化した際にはgluをデータ収集・統合エンジンとして活用したいです。

―Excelレポーティングとしても、またBIツールへのデータ出力のハブとしても、gluを徹底的にご活用いただきありがとうございます。引き続き、gluをよろしくお願いします!